Dokumentų tvarkymas
Dokumentų saugojimas arba, kitais žodžiais tariant, archyvavimas yra svarbi užduotis kiekvienai įmonei ar valstybinei įstaigai. Nuo sutvarkytų archyvų priklauso nemaža dalis sėkmingo įmonės gyvavimo ir darbo.
Dažnai nutinka taip, jog dokumentų tvarkymas atidedamas vėlesniam laikui ir užsitęsia iki tol, kol įmonės darbas pradeda strigti. Tuomet neretai darbuotojams tenka skirti papildomas darbo valandas dokumentų sutvarkymui arba samdyti tuo užsiimančias dokumentų archyvavimo ir tvarkymo įmones. Pastaroji išeitis gali būti „išgelbėjimu“ netvarkingą archyvą turinčioms įmonėms, o profesionalių archyvarų nustatytos dokumentų saugojimo taisyklės tampa pavyzdžiu tolesniam dokumentų archyvavimui ir palengvina įmonės darbą ateityje.
Laikyti dokumentus netvarkingai gali būti pavojinga ne tik dėl to, kad jie gali prarasti „prekinę išvaizdą“, bet ir dėl galimybės juos pamesti ar pažeisti. Tokiu atveju efektyvus darbas gali smarkiai nukentėti,- dokumentų paieška tampa sudėtinga ir jos metu prarandama žymiai daugiau laiko, nei ieškant dokumentų tvarkingame archyve. Taigi, akivaizdu, jog įmonė, siekianti efektyvaus darbuotojų darbo ir pačios įmonės veiklos, turi pasirūpinti savo dokumentų tvarkymu. Tai gali būti atliekama registruojant dokumentus į tam skirtus žurnalus, juos susegant į segtuvus ir nustatant jų archyvavimo planą.
Registracija įmanoma ir ofisui skirtų programų pagalba, vykdant elektroninę registraciją. Tačiau tokiu atveju svarbu nuolatos išsaugoti duomenis ne vienoje, o keliose, kelių tipų laikmenose. Tarkime, tai gali būti įrašomas diskas, flash laikmena ir kito kompiuterio atmintis. Taip pat svarbu elektroninius archyvus apsaugoti slaptažodžiais ar įgalinti programą be specialaus patvirtinimo neleisti keisti duomenų. Tai reikalinga apsidraudžiant nuo kitų žmonių ar neatsakingai dirbančių darbuotojų intervencijos.
Archyvavimui taip pat dažnai naudojama speciali programinė įranga kompiuteriuose ir skirta konkrečiai šiai veiklai. Tokia įranga leidžia patogiau registruoti, redaguoti ar kitaip paruošti dokumentus archyvavimui.
Dokumentų tvarkymas yra labai svarbi darbo grandis bet kokioje organizacijoje, kadangi ji padidina darbo efektyvumą. Tačiau turėtų būti vengiama mėgėjiško archyvavimo, kuomet archyvuoti skiriamas darbuotojas, užtektinai neturintis specifinių dokumentų tvarkymo žinių ir įgūdžių. Archyvuojant dokumentus svarbu žinoti dokumentų valdymą reglamentuojančius teisės aktus ir jų laikytis. Dėl to naudingiausia būtų samdyti profesionalius archyvarus terminuotam darbo laiko, jiems nustatant kiekvienai sferai skirtą specifinę dokumentų archyvavimo tvarką. Didesnėse organizacijose rekomenduojama skirti atskirą darbo vietą konkrečioms archyvaro pareigoms. Na o esant dideliam dokumentų srautui gali tekti samdyti ir ne vieną dokumentų tvarkymų užsiimsiantį darbuotoją.
Taigi, akivaizdu, kad kiekvienos protingai valdomos įmonės vadovas turėtų pasirūpinti bent jau laikinu archyvaro įdarbinimu ir dokumentų saugojimo plano nustatymu. Nereikėtų šioms pareigoms skirti archyvavimo taisyklių neišmanančio žmogaus ar šį darbą įtraukti į nuolatines pareigas atliekančio kitos srities specialisto darbo grafiką. Nuo dokumentų laikymo ir saugojimo priklauso ne tik efektyvus įmonės darbas, bet ir jos įvaizdis.